Connaître la règlementation

Si l’accès au marché de la formation est libre, l’activité des prestataires de formation est encadrée par de multiples règles. Pour construire un projet stratégique adapté et sécuriser le fonctionnement d’un organisme de formation, il est indispensable de connaître les exigences légales et réglementaires.

Toute personne qui réalise des actions concourant au développement des compétences au sens de l’article L. 6313-1 du Code du Travail (actions de formation, bilans de compétences, actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience, actions de formation par apprentissage) doit déposer une déclaration d’activité auprès de la DREETS (DRIEETS en Ile-de-France, DEETS en outre-mer). 

Cette obligation concerne toute personne physique ou morale, de droit privé ou de droit public, qui intervient en qualité de prestataire de formation ou de prestataire sous-traitant : société, association, établissement public, collectivité territoriale, travailleur indépendant, autoentrepreneur…

Elle s’applique également aux centres de formation d’apprentis (CFA).

La DREETS compétente pour recevoir cette déclaration est celle du lieu du siège social, du principal établissement ou du lieu où la direction effective de l’organisme de formation est assurée.

La déclaration d’activité doit être déposée au plus tard dans les 3 mois qui suivent la conclusion de la première convention de formation professionnelle ou du premier contrat de formation professionnelle (contrat conclu avec une personne physique qui entreprend une formation à titre individuel et à ses frais).

Elle est réalisée à l’aide d’un formulaire Cerfa et doit être accompagnée de certaines pièces justificatives.

Cette formalité peut également être réalisée en ligne à l’aide du service « Mon activité formation ».

Les organismes de formation et les CFA doivent établir chaque année un bilan pédagogique et financier (BPF) de leur activité et le transmettre à l’Administration via l’application « Mon activité formation ».

D’autres obligations sont également applicables :

• établir un règlement intérieur distinct de celui applicable aux salariés de l’organisme ;
• conclure, pour la vente de leurs prestations, des conventions ou des contrats de formation professionnelle ;
• mettre à disposition des stagiaires certains documents et informations ;
• respecter des règles particulières en matière de comptabilité et d’assujettissement à la TVA ;
• se conformer aux règles prévues par le Code du travail en matière de publicité et à celles édictées par le Code de la consommation ;
• détenir la certification Qualiopi si l’organisme souhaite bénéficier de financements publics ou mutualisés ;
• se soumettre aux contrôles qui peuvent être réalisés par l’État et par les différents financeurs de la formation professionnelle et de l’apprentissage.

Les CFA doivent, en outre, respecter des obligations spécifiques :

• inscrire expressément dans les statuts de l’organisme l’activité de formation par apprentissage dans l’objet de la structure (sauf pour les CFA d’entreprises) ;
• créer un conseil de perfectionnement chargé de veiller à l’organisation et au fonctionnement du CFA ;
• mettre en place une comptabilité analytique, dans des conditions précisées par un arrêté ministériel et désigner dans certains cas un commissaire aux comptes ;
• désigner un référent chargé de l’intégration des personnes en situation de handicap ;
• informer les apprentis sur un certain nombre de sujets (santé et sécurité, égalité professionnelle, mixité, diversité…) et les accompagner tout au long de leur parcours de formation ;
• apposer sur la façade de l’organisme la devise de la République, le drapeau tricolore et le drapeau européen et afficher de manière visible dans les locaux la Déclaration des droits de l’homme et du citoyen du 26 août 1789 ;
• publier chaque année des indicateurs de résultats : taux d’obtention des diplômes ou titres professionnels, taux de poursuite d’études, taux d’interruption en cours de formation, de rupture de contrats, taux d’insertion professionnelle des apprentis à l’issue de leur formation et valeur ajoutée de l’établissement ;
• se soumettre aux contrôles qui peuvent être réalisés par la mission de contrôle pédagogique des formations par apprentissage conduisant à des diplômes.

Les organismes de formation et centres de formation d’apprentis (CFA) doivent évidemment permettre aux stagiaires et alternants de réaliser leur formation dans de bonnes conditions et de réussir les épreuves d’évaluation. Mais ils doivent aussi communiquer aux stagiaires et alternants, avant leur inscription définitive, un certain nombre d’informations et documents, notamment : 

• les objectifs et le contenu de la formation
• la liste des formateurs et des enseignants
• les modalités d’évaluation
• les coordonnées de la personne chargée des relations avec les stagiaires ou les apprentis par l’entité commanditaire de la formation
• le règlement intérieur applicable à la formation

Lorsqu’une personne entreprend une formation à titre individuel et à ses frais, l’organisme de formation doit en outre remettre au stagiaire potentiel, avant son inscription définitive et tout règlement de frais, les tarifs, les modalités de règlement et les conditions financières prévues en cas de cessation anticipée de la formation ou d’abandon en cours de stage.

Par ailleurs, un organisme de formation ou un CFA ne peut demander à un candidat, à un stagiaire ou un alternant que des informations permettant d’apprécier son aptitude à suivre l’action envisagée ou en cours de réalisation. Les informations demandées doivent donc présenter un lien direct et nécessaire avec cette action et le candidat, le stagiaire ou l’alternant doit y répondre de bonne foi. 

Les CFA doivent, en outre, assurer des missions spécifiques d’information et d’accompagnement des apprentis et candidats à l’apprentissage. Dans ce cadre, ils doivent notamment : 

• accompagner les personnes, y compris celles en situation de handicap, souhaitant s’orienter ou se réorienter par la voie de l’apprentissage ; 
• appuyer et accompagner les postulants à l’apprentissage dans leur recherche d’un employeur ; 
• informer, dès le début de leur formation, les apprentis de leurs droits et devoirs en tant qu’apprentis et en tant que salariés et des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel (voir les fiches santé réalisées par le Ministère du Travail) ; 
• sensibiliser les apprentis à la mixité des métiers, l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la prévention du harcèlement sexuel au travail, la diversité, l’égalité des chances, la lutte contre toutes formes de discrimination ; 
• apporter, en lien avec le service public de l’emploi, en particulier les Missions locales, un accompagnement aux apprentis pour prévenir ou résoudre les difficultés d’ordre social et matériel susceptibles de mettre en péril le déroulement de l’apprentissage ; 
• accompagner les apprentis dans leurs démarches pour accéder aux aides auxquelles ils peuvent prétendre ; 
• permettre aux apprentis en rupture de contrat de poursuivre leur formation pendant 6 mois tout en les accompagnant dans la recherche d’un nouvel employeur, en lien avec le service public de l’emploi ; 
• accompagner les apprentis ayant interrompu leur formation et ceux n’ayant pas obtenu leur titre ou diplôme vers les personnes et les organismes susceptibles de les aider à poursuivre leur formation.