"Un contrat standard saisi sur nos portails avec toutes les données administratives et financières peut être engagé en 24 heures [et] mis à la facturation en deux jours", déclare à AEF info Arnaud Muret, le directeur général de l’Opco des entreprises de proximité, l’Opco EP. Tout en détaillant la nouvelle offre de service de son organisme en matière de gestion des contrats d’apprentissage, il souligne l’avancée que représente la finalisation, à l'issue de travaux inter-Opco, du système de transfert de données entre CFA et opérateurs de compétences. "Un progrès collectif de simplification" qui va permettre aux Opco de se consacrer à leur "vraie plus-value vis- à-vis des CFA" en termes d’accompagnement. Selon lui, ces nouveaux services prouvent que la dernière réforme a "levé tous les freins administratifs" à
l’apprentissage, notamment en positionnant les Opco au cœur du système.
 

AEF info : La mise en place d'un système de transfert de données entre centres de formation d'apprentis et opérateurs de compétences est en train d'être finalisée. Était-ce indispensable pour fluidifier les relations Opco-CFA ?

Arnaud Muret : Absolument ! Les CFA sont très en demande de ce système. Il s'agit de simplifier la vie de tous, d’accélérer les relations et de rendre transparentes les modalités administratives via des process communs inter-Opco.
C’est pourquoi, dès l’été 2019 l’Opco EP s’est rapproché d’Ocapiat (en tant que représentant des Opco utilisateurs de la solution SOR) pour lancer la démarche. Plusieurs ateliers de travail ont eu lieu, aboutissant à de premières spécifications à l’été 2020, puis les travaux ont été repris et portés pour le collectif inter-Opco, animés par l’Opcommerce et Atlas, à partir de novembre 2020. Ils aboutissent actuellement et seront déployés fin septembre.
Le travail inter-Opco complète un peu plus le dispositif d’intermédiation en permettant, aux CFA qui l’utiliseront, une seule saisie. Leur système d’information pourra dialoguer directement avec le nôtre mais également avec celui des autres Opco qui l’auront déployé réduisant encore un peu plus les temps de transaction et de possibles erreurs dans la saisie des contrats d’apprentissage. C’est un progrès collectif de simplification qui a été réalisé.
En résumé, nous sommes convaincus que la vraie plus-value des Opco vis-à-vis des CFA va au-delà d’un simple transfert de données. C’est en proposant une palette de services globale et un véritable accompagnement que nous pourrons fluidifier les relations Opco-CFA.
Le travail de convergence réalisé par les Opco, au-delà la problématique de transfert de données, doit aussi être salué. Il a permis, notamment via la rédaction du vade-mecum, de mettre à plat les procédures de traitement existant entre tous les Opco.
Je tiens également à souligner que ce travail inter-Opco est complémentaire de la démarche engagée par l’Opco EP qui a très tôt considéré le CFA comme un réel partenaire dans le montage administratif du contrat.
 

"Le vrai changement réside dans un raccourcissement considérable des délais d’instruction et de paiement"

AEF info : En quoi, cela va-t-il changer le quotidien des CFA et des Opco ? Qu’en est-il pour l’Opco EP ?

Arnaud Muret : Le nouveau système de transmission de données entre les CFA et les Opco permettra d’éviter une double saisie, notamment pour ceux qui ont des volumes importants.
Ce système complètera les portails actuels que nous mettons à disposition des CFA et des entreprises, pour l’engagement et le paiement. Par ailleurs, il ne faut pas oublier l’entrée "entreprise". Beaucoup d’entreprises continuent de monter leurs contrats en toute autonomie.
Au-delà, le vrai changement réside dans un raccourcissement considérable des délais d’instruction et de paiement. Le transfert des dossiers par voie numérique est un préalable ; personne ne peut en douter. Mais la vraie nouveauté, chez Opco EP, est la mise en place d’une procédure d’engagement via un automate en 24 heures. C’est, pour chaque CFA, un changement décisif.
Un contrat standard saisi sur nos portails avec toutes les données administratives et financières peut être engagé en 24 heures. L’entreprise reçoit son numéro d’enregistrement quasi immédiatement et peut ainsi s’inscrire sur l’interface ad hoc pour bénéficier des aides publiques. Le contrat est ouvert quelques jours plus tard à la facturation après une phase de contrôle a posteriori. Ce temps libéré facilite le traitement des cas les plus complexes, c’est aussi une évolution à venir pour les personnes qui traitent les dossiers.
Côté paiement, notre portail "Action apprentissage" propose des pro-forma aux CFA et des factures groupées. Près de 1 800 factures sont en attente de traitement sur ce portail dont la plus ancienne date du 10 septembre. Cela donne une idée de cette fluidité de paiement qui est déjà réelle. En fait, tous les contrats saisis par voie dématérialisée, quel que soit le canal (CFA, entreprise, outil inter-Opco ou portail EP) sont engagés en 24 heures. Pour ceux qui, en plus sont signés électroniquement, la facturation se fait en deux jours. Un délai qui peut monter à neuf jours après le dépôt pour les dossiers qui n’ont pas cette signature électronique car il doit alors y avoir un contrôle humain du dossier.
 

AEF info : Avez-vous une visibilité sur le nombre de contrats d’apprentissage qui vous sont transmis par voie dématérialisée ?

Arnaud Muret : Chez Opco EP, le taux de dématérialisation des contrats d’apprentissage est aujourd’hui de 75 %. Le nombre de contrats engagés et en cours d’instruction dépasse aujourd’hui 95 000 dossiers depuis le 1er janvier 2021. Le recours à la signature électronique reste pour le moment assez faible : seuls 10 % des dossiers dématérialisés y ont recours. Il faut encore que les usagers s’approprient cette possibilité mais nous constatons que de plus en plus de contrats sont signés électroniquement. Nous sommes arrivés à une maturité administrative dans la gestion des contrats d’apprentissage, il faut maintenant que nos usagers se saisissent de cette possibilité. De notre côté, nous allons pouvoir nous consacrer au cœur de l’apprentissage, à son utilité. Trois ans après la loi ["Avenir professionnel"], nous avons levé tous les freins administratifs et nous en faisons la démonstration. C’est un apport de cette réforme qui a forcé à la simplification administrative et, en confiant le sujet aux Opco, le secteur de l’apprentissage s’est rationalisé.
 

AEF info : Un contrat d’apprentissage peut être déposé en ligne par l’entreprise ou par le CFA en ligne ou encore envoyé par courrier. Comment contrôlez-vous qu’un contrat n’entre pas plusieurs fois dans le système ?

Arnaud Muret : Le système rapproche simplement les noms inscrits dans les dossiers. Il y a des tests de redondances qui sont réalisés au fur et à mesure de la saisie du dossier qui permettent de vérifier à tous les niveaux qu’un dossier n’entre qu’une fois dans le système.

"Il ne suffira pas d’appuyer sur un bouton dans quelques jours pour que tous les contrats soient transmis aux Opco et mis en paiement"

AEF info : L’Opco EP est-il prêt à basculer sur ce nouveau système ?

Arnaud Muret : Bien sûr. C’est une petite "révolution" mais nous en avons digéré d’autres et c’est même dans notre ADN. C’est ce qu’attendent les entreprises et les CFA avec lesquelles nous sommes en interaction. Des tests sont en cours avec des gros réseaux, notamment sur des imports de fichiers. C’est une solution complémentaire : elle convient parfaitement aux gros CFA équipés d’une solution compatible ; les CFA plus petits privilégieront très certainement l’utilisation de nos portails pour le dépôt des dossiers ou pourront recourir à notre nouvelle fonctionnalité d’import de fichiers.
Bien entendu, il ne suffira pas d’appuyer sur un bouton dans quelques jours pour que tous les contrats soient transmis aux Opco et mis en paiement : cette convergence sera progressive et ne se substituera pas immédiatement aux outils actuels. Tous les CFA ne sont pas équipés de la même manière et des ajustements techniques seront donc nécessaires.
J’ajoute que tout ne peut être résolu par des interfaces exclusivement techniques. C’est pourquoi nous avons mis en place un réseau d’interlocuteurs au bénéfice des CFA: des correspondants "gestion" pour chaque CFA sur les sujets administratifs et financiers, des conseillers pour l’information générale, la promotion des services et la mise en place des projets et des référents apprentissage pour faire le lien entre les sujets du terrain et le politique. N’oublions jamais que l’apprentissage est un sujet porté par les branches. L’Opco EP est d’ailleurs le seul à proposer un tel maillage territorial pour un vrai accompagnement de proximité.

AEF info : Ces nouveaux processus de traitement des contrats d’apprentissage ont une incidence sur le fonctionnement de l’Opco ?

Arnaud Muret : Il faut évidemment une gestion de la trésorerie de plus en plus fine pour les Opco ainsi qu'un dialogue de gestion plus important avec France compétences car, de fait, nous engageons plus rapidement les fonds. Il a également fallu que nous mettions à niveau notre système de gestion financière en même temps que nous faisions évoluer nos systèmes d’engagement et de facturation.

AEF info : En quoi consiste le "portail 'Action apprentissage'" de l’Opco EP  ?
 

Arnaud Muret : Le portail "Action apprentissage", s’inscrit dans une logique de tiers déclarant. Le CFA obtient un mandat de la part de l’entreprise pour transmettre à nos services l’ensemble des éléments du contrat et de la convention de formation. C’est en écoutant nos entreprises sur leurs réels besoins d’accompagnement que nous avons développé cette solution. Et depuis, nous développons de nouvelles fonctionnalités. Après la reprise des stocks, nous avons ouvert le portail il y a un an jour pour jour à la transmission des flux.
Nous avons notamment géré via cette interface près de 50 000 dossiers "apprentis sans contrat" sans aucun flux papier entre l’Opco EP et tous les CFA de France, y compris ceux qui ne travaillent pas dans nos secteurs d’activité. Aujourd’hui, notre portail permet de gérer toutes les phases de traitement d’un contrat de l’instruction au paiement. Cela inclut la gestion des avenants, des ruptures. Nous proposons même depuis juillet dernier aux CFA une solution de signature électronique totalement prise en charge par l’Opco EP. Le contrat est saisi puis envoyé à chacune des parties prenantes. Grâce à ce système, la fiabilité des données garantit un engagement plus rapide.
 

^{Interview publiée avec l'aimable autorisation d'AEF info}